La tecnología de la información y las comunicaciones (TIC) evoluciona exponencialmente. No hace muchos años, las centralitas telefónicas eran gestionadas por operadoras que establecían físicamente la conexión entre dos puntos por medio de cables en un gran panel. Hoy, tras un gran salto cualitativo, la telefonía IP se ha impuesto tanto para particulares como empresas gracias a la irrupción de Internet y tecnología VOIP.
Incluso las centralitas tradicionales han sido relegadas a un segundo plano por sistemas que se sirven de la red para establecer la comunicación y que, en el caso de una centralita virtual, ni siquiera requieren de un soporte físico. Este tipo de centralitas ofrecen funcionalidades y ventajas con las que un sistema de telefonía tradicional no puede competir, incluidas las que atañen a la preservación y mantenimiento del medio ambiente.
Tecnología eco-friendly. No es algo nuevo.
Las evidencias de las ventajas de la tecnología VOIP a favor del medio ambiente se remontan ya algunos años. Según un estudio de Accenture y WSP Environment and Energy, “las organizaciones que apuesten por mover sus aplicaciones de negocio a la nube pueden reducir el consumo de energía y las emisiones de carbono un mínimo de un 30 por ciento”. Este estudio encargado por Microsoft en 2010 alertó que la ejecución de software desde la nube resulta energéticamente más eficiente que cualquier otro sistema.
Los grandes centros de datos en los que se alojan las infraestructuras que ofrecen servicios como los sistemas de telefonía en la nube se benefician de economías de escala y eficiencias operativas que ni siquiera algunas grandes empresas pueden alcanzar. Estos beneficios son aún más evidentes para las PYMES ya que los ahorros de energía y emisiones de carbono pueden superar el 90 por ciento.
Además, la telefonía IP no necesita de un sistema de cableado propio para su funcionamiento por lo que se necesita menos materia prima (cobre, plástico, etc.) y produce menor cantidad de residuos.
Ventajas competitivas para las empresas
Las ventajas que ofrece están convirtiendo estas soluciones basadas en tecnología VOIP en un estándar de telecomunicaciones en la empresa y cada día son más las compañías que adaptan su sistema de comunicaciones a la telefonía IP debido, en gran parte, a que resulta infinitamente más económica que la telefonía tradicional. Si a ésto le sumamos que ofrece prestaciones imprescindibles para el desarrollo de la actividad empresarial a las que no se puede acceder con las líneas de teléfono tradicionales, comprendemos el porqué de su implantación en el mundo de la empresa.
La posibilidad de transmitir sonido (voz) y datos a través del mismo canal gracias a la tecnología VOIP permite a las empresas registrar y almacenar los datos de las llamadas y hoy en día, por ejemplo, no se concibe que un centro de llamadas de una empresa que se dedique al telemarketing o el servicio al cliente no disponga de esos datos para analizar, optimizar y aumentar su productividad.
Al mismo tiempo, todos buscamos reducir nuestros costes y por eso la telefonía IP está sustituyendo al resto de sistemas de comunicación. La gran ventaja de la telefonía IP es que reduce los costes de teléfono entorno al 40%. En algunos casos, incluso más. Además, al utilizar Internet y no depender de infraestructuras físicas se reducen de manera importante el coste de mantenimiento e instalación. Si además hablamos de una centralita IP virtual, los costes todavía son menores. Por eso las centralitas virtuales están especialmente recomendadas para PYMES.
Además, este tipo de telefonía ofrece una mayor escalabilidad con mínima inversión en infraestructuras y un mantenimiento más sencillo y económico.
La red manda. La telefonía se adapta.
Todo fluye a través de la red hasta el punto que, con la irrupción de las redes sociales, los call center han evolucionado en Contac Center para integrar estos canales sociales en una misma plataforma. Gracias al software de estos sistemas Call Center, un operador correctamente instruido dispone de toda la información del cliente y los canales adecuados con los que poder establecer entre ambos una relación casi personal.
Según DGM Consulting, “en 2018 el volumen de interacciones de clientes con empresas a través de redes sociales igualará a las llamadas telefónicas” y las empresas deben adaptarse a esta realidad ya que el concepto de Call Center está dando paso a una plataforma más social que, además del teléfono, propone nuevos canales de comunicación con el cliente.
De las centralitas de hilos se ha pasado a las centralitas virtuales y del Call Center se ha evolucionado al Contac Center y cualquier empresa necesita adaptarse a estos cambios si quiere aumentar su productividad, reducir sus costes y aumentar beneficios. Y todo, como siempre con la tecnología, sucede a una velocidad de vértigo.